Pravidla oznamování protiprávních jednání, vyřizování oznámení a ochrany chráněných osob.
Preambule
Tato pravidla oznamování protiprávních jednání, vyřizování oznámení a ochrany chráněných osob jsou přijímána mj.:
– s cílem podpořit angažovanost jednotlivce směřující k ochraně veřejného zájmu tak, aby se kvůli své iniciativě nemusel obávat odvetného opatření ze strany osoby jednající v rozporu s právními předpisy či kohokoli třetího;
– s cílem předejít odvetným opatřením vůči osobám činících v dobré víře oznámení za účelem ochrany veřejného zájmu;
– v zájmu o maximální transparentnosti a o ochranu veřejného zájmu;
– s respektem k ústavně garantovanému právu na lidskou důstojnost, soukromí a ochranu osobních údajů a ve snaze minimalizovat negativní důsledky plynoucí z oznamování podezření na protiprávní jednání jak na straně oznamovatele, tak na straně oznamovaného nejméně do doby prokázání podezření na protiprávní jednání, zejména s cílem předejít stigmatizaci a viktimizaci dotčených osob;
– s cílem určit pravidla pro prošetřování oznámení a pro zavádění opatření k odstranění situací, při nichž vzniká prostor pro protiprávní jednání;
– v reakci na právní úpravu na ochranu oznamovatelů, jak je obsažena ve směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, a ke splnění zákonných povinností plynoucích z právních předpisů České republiky, zejména a primárně ze zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů.
Vymezení pojmů
Pro účely těchto pravidel se rozumí:
1. povinným subjektem nebo zaměstnavatelem – Dům kultury Teplice, se sídlem Mírové nám. 2950, 415 01 Teplice, IČO 00081221;
2. zaměstnancem – zaměstnanci povinného subjektu v pracovním poměru a zaměstnanci vykonávající pro povinný subjekt práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, agenturní zaměstnanci dočasně přidělení k povinnému subjektu jako k uživateli, zaměstnanci jiného zaměstnavatele dočasně přidělení k povinnému subjektu a zaměstnanci jiného zaměstnavatele vykonávající práci u povinného subjektu v rámci pracovní cesty nebo jiné formy vyslání;
3. oznamovatelem – člověk podávající oznámení, který pro povinný subjekt vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost;
4. oznamovaným – fyzická nebo právnická osoba, která má být jako osoba porušující právní předpisy účastna na oznamovaném protiprávním jednání;
5. oznámením – neplyne-li ze zákona jinak, sdělení informací oznamovatelem prostřednictvím oznamovacího kanálu ve smyslu těchto pravidel o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u povinného subjektu, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je (byť zprostředkovaně) v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, které:
a) má znaky trestného činu,
b) má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč,
c) porušuje zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, nebo
d) porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti
i. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
ii. daně z příjmů právnických osob,
iii. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
iv. ochrany spotřebitele,
v. souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
vi. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
vii. ochrany životního prostředí,
viii. bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
ix. radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
x. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
xi. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
xii. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
xiii. ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
xiv. fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.
aniž by se předmětné protiprávní jednání muselo přímo týkat povinného subjektu.
6. anonymním oznámením – oznámení neobsahující jméno, příjmení a datum narození oznamovatele, a ani jiné údaje, na jejichž základě je oznamovatel identifikovaný nebo jej lze za využití obvyklých prostředků na základě těchto údajů identifikovat;
7. nepravdivým oznámením – oznámení, které bylo učiněno, aniž by měl oznamovatel oprávněné důvody se domnívat (ověřil si), že se zakládá na pravdivých informacích;
8. prací nebo jinou obdobnou činností – kterákoli z těchto činností či ucházení se o některou z těchto činností:
a) závislá práce vykonávaná v základním pracovněprávním vztahu,
b) služba,
c) samostatná výdělečná činnost,
d) výkon práv spojených s účastí v právnické osobě,
e) výkon funkce člena orgánu právnické osoby,
f) plnění úkolů v rámci činnosti právnické osoby, v jejím zájmu, jejím jménem nebo na její účet,
g) správa svěřenského fondu,
h) dobrovolnická činnost,
i) odborná praxe, stáž, nebo
j) výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění.
9. chráněnou osobou – oznamovatel a dále
a) osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti,
b) osoba, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou,
c) osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele,
d) osoba oznamovatelem ovládaná,
e) právnická osoba, v níž má oznamovatel účast, osoba ji ovládající, jí ovládaná osoba nebo osoba, která je s touto právnickou osobou ovládaná stejnou ovládající osobou,
f) právnická osoba, jejíhož voleného orgánu je oznamovatel členem, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,
g) osoba, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo
h) svěřenský fond, jehož je oznamovatel nebo právnická osoba podle písmene e) nebo f) zakladatelem nebo obmyšleným nebo ve vztahu k němuž jsou oznamovatel nebo právnická osoba podle písmene nebo
i) osobou, která podstatným způsobem zvýší majetek svěřenského fondu smlouvou nebo pořízením pro případ smrti.
10. odvetným opatřením – jednání nebo jeho opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele, které bylo vyvoláno učiněním oznámení a které oznamovateli nebo jiné chráněné osobě může způsobit neoprávněnou újmu zejména
a) rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou,
b) zproštění výkonu služby, zařazení mimo výkon služby nebo skončení služebního poměru,
c) zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti,
d) odvolání z místa vedoucího zaměstnance nebo ze služebního místa představeného,
e) uložení kárného opatření nebo kázeňského trestu,
f) snížení mzdy, platu nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku,
g) přeložení nebo převedení na jinou práci nebo na jiné služební místo,
h) služební hodnocení nebo pracovní posudek,
i) neumožnění odborného rozvoje,
j) změna pracovní nebo služební doby,
k) vyžadování lékařského posudku nebo pracovnělékařské prohlídky,
l) výpověď nebo odstoupení od smlouvy, nebo
m) zásah do práva na ochranu osobnosti.
Článek I.
Vymezení působnosti
1. Tato pravidla v návaznosti na zákonnou úpravu a v souladu se zákonnými povinnostmi, jak plynou ze zákona č. 171/2023 Sb., blíže určují a konkretizují podmínky oznamování, způsob posuzování a vyřizování oznámení, a stanoví úkoly osoby příslušné k vyřizování oznámení. Dále tato pravidla stanoví zákaz odvetných opatření a vymezují základní parametry souvisejícího zpracování osobních údajů, včetně povinnosti mlčenlivosti.
2. Tato pravidla mají povahu vnitřního předpisu ve smyslu ust. § 305 an. zákoníku práce.
3. Podle těchto pravidel, není-li dále stanoveno jinak, mohou podávat oznámení o podezření na protiprávní jednání ve vymezených případech vedle zaměstnanců a bývalých zaměstnanců i jiné oprávněné osoby ve smyslu ust. § 2 odst. 3 zákona č. 171/2023 Sb., a to i pokud jejich výkon práce nebo jiné obdobné činnosti pro povinný subjekt již byl ukončen.
4. Povinný subjekt v souladu s ust. § 9 odst. 2 písm. b) bod 3 zákona č. 171/2023 Sb. nepřijímá oznámení od těchto osob vykonávajících pro něj práci nebo jinou obdobnou činnost:
a) osob samostatně výdělečně činných, mimo případy výkonu práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění;
b) osob vykonávajících práva spojená s účastí v povinném subjektu;
c) osob vykonávající funkce člena orgánu povinného subjektu;
d) osob plnící úkoly v rámci činnosti povinného subjektu, v jeho zájmu, jeho jménem a na jeho účet;
e) osob vykonávajících správu svěřenského fondu
f) osob vykonávající odbornou praxi nebo stáž.
5. Podle těchto pravidel se nevyřizují anonymní oznámení.
6. Pravidla určená k ochraně před odvetnými opatřeními podle těchto pravidel se uplatní jak pro zaměstnance, tak pro další chráněné osoby. Každá chráněná osoba se může dovolávat ochrany podle těchto pravidel.
7. Ochrana podle právní úpravy na ochranu oznamovatelů a těchto pravidel se oznamovateli neposkytne při nepravdivém oznámení.
Článek II.
Oznamování
Díl 1. Podání oznámení
1. Oznámení lze za splnění předepsaných podmínek
a) podat jako vnitřní k rukám příslušné osoby,
b) podat jako vnější Ministerstvu spravedlnosti nebo jinému orgánu veřejné moci,
c) zveřejnit.
2. Vnitřní oznámení k rukám příslušné osoby lze učinit:
a) zprávou elektronické pošty zaslanou na adresu elektronické pošty uvedenou v příloze č. 1;
b) telefonicky na telefonním čísle uvedeném v příloha č. 1;
3. Vnější oznámení lze učinit:
a) ve všech případech vůči Ministerstvu spravedlnosti prostřednictvím kontaktů dostupných na: https://www.justice.cz/
b) ve věcech spadajících do jejich působnosti i vůči jiným orgánům veřejné moci za použití běžných kontaktních údajů (datová schránka, adresa el. pošty atd.).
4. Oznámení (informace tvořící obsah oznámení) lze uveřejnit pouze výjimečně. Uveřejnění je možné, pouze pokud oznamovatel:
a) podal oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a Ministerstvu spravedlnosti nebo pouze ministerstvu a ve lhůtách stanovených zákonem nebylo přijato vhodné opatření, zejména příslušná osoba neposoudila důvodnost oznámení, povinný subjekt nepřijal k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření, nebo státní zaměstnanec neposoudil oznámení ve smyslu právních předpisů;
b) má oprávněný důvod se domnívat, že protiprávní jednání uvedené v oznámení může vést k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení vnitřního pořádku nebo bezpečnosti, života nebo zdraví, životního prostředí nebo jiného veřejného zájmu nebo ke vzniku nenapravitelné újmy, nebo
c) má oprávněný důvod se domnívat, že v případě podání oznámení Ministerstvu spravedlnosti existuje vzhledem k okolnostem případu zvýšené riziko, že bude oznamovatel nebo jiná chráněná osoba vystavena odvetným opatřením nebo že je ohrožen postup vyřizování oznámení.
Díl 2. Vyřizování oznámení
1. Oznámení podaná vnitřním oznamovacím systémem ve smyslu Dílu 1. odst. 2 vyřizuje příslušná osoba.
2. O přijetí oznámení příslušná osoba do 7 dnů písemně vyrozumí oznamovatele.
3. Příslušná osoba posoudí důvodnost oznámení. O výsledcích posouzení písemně do 30 dnů ode dne přijetí oznámení vyrozumí oznamovatele. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení příslušná osoba oznamovatele písemně vyrozumí před jejím uplynutí.
4. Zjistí-li příslušná osoba při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení ve smyslu těchto pravidel, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.
5. Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba navrhne povinnému subjektu opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Nepřijme-li povinný subjekt opatření navržené příslušnou osobou, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření. O přijatém opatření (navrženém příslušnou osobou nebo jiném) příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele.
6. Vyhodnotí-li příslušná osoba, že oznámené informace nejsou oznámení ve smyslu těchto pravidel, příp. není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba o tom bez zbytečného odkladu písemně oznamovatele vyrozumí. Ve sdělení příslušná osoba vysvětli, proč na základě skutečností uvedených v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, vyhodnotila oznámení jako nedůvodné, příp. neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo proč dospěla k závěru, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích. V rámci sdělení příslušná osoba taktéž poučí oznamovatele o právu podat vnější oznámení.
7. Oznamovatel se o skutečnostech podle odst. 2 až 6 nevyrozumí, pokud o to výslovně požádal, nebo je zřejmé, vyrozuměním by došlo k prozrazení jeho totožnosti jiné osobě.
8. Písemnou formou se pro účely tohoto Dílu rozumí i oznámení prostřednictvím elektronické pošty.
9. Informace o postupu při vyřizování oznámení podaného Ministerstvu spravedlnosti jsou dostupné na: https://www.justice.cz
Článek III.
Zákaz odvetných opatření
Náhrada újmy
1. Je zakázáno uplatňovat přímo či nepřímo jakákoli odvetná opatření vůči jakékoli chráněné osobě v reakci na řádné oznámení podané oznamovatelem. Stejné platí i pro domněnku o podání oznámení.
2. Jednání v rozporu se zákazem podle odst. 1 může být kvalifikováno jako porušení pracovní kázně, resp. porušení právních povinností ze strany osoby usilující o odvetné opatření či odvetné opatření vědomě realizující.
3. Jednání v rozporu se zákazem podle odst. 1 může zakládat odpovědnost osoby usilující o odvetné opatření či odvetné opatření vědomě realizující.
4. Vznikne-li v důsledku odvetného opatření chráněné osobě újma, může chráněná osoba v souladu s právními předpisy uplatnit právo na její odčinění, včetně práva na finanční kompenzaci.
5. Zneužití oznamování, zejména je-li oznámení vedeno nepoctivými záměry s cílem oznamovaného či jinou osobu poškodit či s cílem získat neoprávněný prospěch, může být kvalifikováno jako porušení pracovní kázně, resp. protiprávní jednání zakládající odpovědnost oznamovatele.
Článek IV.
Příslušná osoba
1. Funkci příslušné osoby vykonává osoba uvedená v příloze č. 1.
2. Příslušná osoba
a) přijímá a posuzuje důvodnost oznámení,
b) navrhuje opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané oznámení, ledaže by tímto postupem mohlo dojít k prozrazení totožnosti oznamovatele nebo jiných chráněných osob,
c) zachovává mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděla při výkonu své činnosti, a to i po ukončení výkonu této činnosti, pokud zákon nestanoví jinak,
d) postupuje při výkonu své činnosti nestranně,
e) plní pokyny povinného subjektu, ledaže ohrožují nebo maří výkon její činnosti podle těchto pravidel.
3. Povinnost mlčenlivosti podle odst. 1 písm. c) zahrnuje vedle oznamovaných informací a všech souvisejících osobních údajů i informace o zabezpečení těchto informací a osobních údajů. V rámci svých možností příslušná osoba zajišťuje zpracovávaným osobním údajům s podporou povinného subjektu, potřebné zabezpečení ve smyslu právních předpisů o ochraně osobních údajů.
4. Příslušná osoba nesmí být za řádný výkon své činnosti postihována.
Článek V.
Ochrana osobních údajů
Mlčenlivost
1. V návaznosti na princip presumpce neviny a s ohledem na rizika spojená se stigmatizací a viktimizací, stejně tak jako s ohledem na rizika spojená s možnými odvetnými opatřeními a na rizika spojená s možným zmařením nebo ohrožením účelu oznamování musí být důsledně zachovávána diskrétnost, tj. mlčenlivost o informacích a zejména o osobních údajích sdělených prostřednictvím oznamování, a to nejméně do prošetření věci a prokázání důvodnosti oznamovaného podezření.
2. O poskytnutí informací o totožnosti oznamovatele orgánům veřejné moci v souvislosti s jejich činností se oznamovatel předem vyrozumí, nestanoví-li právní předpis jinak. Ve sdělení se uvedou důvody, pro které se údaje poskytují, a oznamovateli se poskytne dostatečný časový prostor pro vyjádření se k poskytnutí informací; negativní stanovisko oznamovatele k poskytnutí informací nemůže mít vliv na plnění zákonné povinnosti povinného subjektu nebo příslušné osoby informace v rámci výkonu veřejné moci a k oprávněné žádosti orgánu veřejné moci informace o oznamovateli orgánu veřejné moci poskytnout.
3. Každý, kdo získá přístup k osobním údajům obsaženým v oznámení, je povinen o nich, stejně jako o oznámení jako takovém a jeho obsahu, zachovávat mlčenlivost, nestanoví-li zákon jinak, příp. není-li zpřístupnění takových osobních údajů či jejich jiné zpracování nezbytné k naplnění účelu, který je bezezbytku kryt (související zpracování osobních údaj) některým z právními předpisy uznaných důvodů.
4. Podrobné informace o zpracování osobních údajů v souvislosti s oznamováním podle těchto pravidel jsou dostupné zde.
Článek VI.
Evidence a uchování oznámení
1. Příslušná osoba vede v elektronické formě evidenci údajů o přijatých oznámeních v rozsahu:
a) datum přijetí oznámení,
b) jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li jim tyto údaje známy,
c) shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jim její totožnost známa,
d) datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou nebo pověřeným zaměstnancem a jejich výsledek.
2. Příslušná osoba uchovává přijatá oznámení, včetně související komunikace a dokumentace, po dobu 5ti let ode dne jejich přijetí, nestanoví-li právní předpis jinak.
3. K dokumentaci podle odst. 1 a 2 má přístup pouze příslušná osoba.
Článek VII.
Závěrečná ustanovení
1. Tato pravidla nabývají platnosti a účinnosti dne 2. 8. 2023
2. Tato pravidla mohou být měněna či doplňována. Změna či doplnění pravidel nabývá platnosti a účinnosti dnem vyhlášení, nebude-li výslovně uvedeno jinak.
3. Dojde-li po podání oznámení ke změně či doplnění pravidel, při vyřizování oznámení se postupuje podle aktuálního (nového) znění pravidel, nebude-li výslovně stanoveno jinak.
Příloha č. 1
Příslušnou osobou pro vyřizování oznámení je: doc. JUDr. Jakub Morávek, Ph. D.
Kontaktní údaje:
– adresa elektronické pošty: oznamovani.dkTeplice@gdpr-certifikace.cz
– telefonní kontakt: +420 725 610 580
